#PíldorasdeProtocolo ¿En qué consiste la #evaluación de un #evento? #infografía

La evaluación de eventos es el proceso de observación crítica, medición exhaustiva y seguimiento pormenorizado de la ejecución de un evento con el fin de evaluar sus resultados con precisión.

Se trata de un proceso continuo en el tiempo que se lleva a cabo a través de todas las fases de la vida de un evento. Permite la creación de un “perfil tipo de eventos” que sirve para identificar y definir las características básicas, los “item clave” y las estadísticas importantes de un evento. También supone una fuente de valiosa retroalimentación que debe proporcionarse a los distintos grupos de interés del evento, desempeñando así, un papel importante en el proceso de gestión de los eventos, gracias a su carácter de potente herramienta informativa que facilita el proceso de análisis.

Las tres fases fundamentales del proceso de evaluación de un evento son:

  • Estudios de viabilidad, o fase de evaluación previa al evento,  que se debe llevar a cabo antes del evento con el objetivo de determinar, con el menor margen de error posible, si su puesta en marcha es viable o no.
  • Proceso de seguimiento y control, que tiene lugar durante la ejecución del evento con el fin de auditar que todo está funcionando conforme a la planificación prevista,  y por si fuera necesario poder tomar medidas correctivas para subsanar disfuncionalidades y deficiencias en el caso de que fuesen detectadas.
  • La evaluación posterior al evento que se centra en la medición de los resultados de eventos en cuanto a impacto, imagen y satisfacción del cliente/usuario. De esta fase se extrae información para articular acciones de mejora continua para  ediciones posteriores del  evento o para futuros eventos de nuevo cuño de características similares.

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