El papel de la Secretaria/o o asistente a la dirección en la empresa del siglo XXI

La asistencia a la dirección no es lo que era. Discreción, competencia, proactividad y control de las agendas personales de los directivos. Las secretarias ejecutivas no solo se han convertido en el brazo derecho de los CEO’s y directivos, se han hecho un hueco en la gestión y administración de las empresas, ya que su función se ha ampliado al ámbito de la resolución de conflictos, la creatividad y dinamización de proyectos, además de la ya habitual organización de las tareas cotidianas.

La profesión de secretaria o asistente a la dirección ha cobrado, pese a su tradicional segundo plano, un mayor protagonismo.

Con el paso de los años este puesto clave en la estructura de cualquier empresa, ya sea pequeña o una gran corporación, ha dejado de redactar documentos, contestar llamadas y enviar faxes, para crear, innovar e implementar iniciativas, preparar presentaciones de productos o servicios, concertar reuniones, coordinar eventos, atender proveedores y clientes, eso sí, en varios idiomas.

Además de los conocimientos básicos en gestión administrativa, las cualidades de una secretaria o asistente a la dirección deben de abarcar un buen carácter, comportamiento impecable, alto grado de responsabilidad y dotes organizativas. Todo lo anterior se debe de apoyar sobre tres pilares: sentido común, buen criterio y excelente trato.

La disciplina propia, las dotes de organización, la empatía con jefes, compañeros y clientes, unidas a la honestidad y gestión de la confianza son bases sobre las que una secretaria ejecutiva creará su curriculum laboral.

La capacidad de anticipación, el ser metódica son rasgos primordiales para la facilitación del trabajo de todo el equipo desde un puesto tan clave y decisivo.

La confidencialidad también sigue siendo un requisito indispensable en esta profesión. La misma denominación de secretaria, proveniente del término secreto, es el que se otorgaba, desde su creación, al personal de la más alta confianza, por el manejo de información reservada.

La información es fundamental y se debe saber gestionar.

La formación integral, tanto académica como personal, el conocimiento de idiomas son los puntos que más se valoran por parte de los directivos a la hora de contratar a su asistente personal.

A la formación académica de siempre se deben unir técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones públicas y gestión de eventos.

Hoy día la secretaria ejecutiva o asistente a la dirección es una persona con un papel decisivo en la toma de decisiones empresariales y para ello debe estar bien formada, puesto que debe discernir entre lo urgente para priorizar, estar bien informada para responder, aprender no solo a trabajar en equipo, sino a dirigirlo y organizarlo y sobre todo a hacerlo bajo presión.

Hay puesto importantes en una empresa, otros son imprescindibles. Adivina cuáles son estos últimos.

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