#PíldorasdeProtocolo Las “5W’s” en la definición y conceptualización de un evento

En 2008, Goldblatt, transfirió las tradicionales  “cinco Ws” de la comunicación y el marketing al entorno de los eventos. La respuesta idónea a estas cinco cuestiones puede servir para conceptualizar y contextualizar un evento de forma pertinente y eficaz. Las cinco cuestiones a efectos prácticos han de formularse como sigue:

1. (WHY) ¿Por qué se celebra el evento? Tiene que haber razones de peso que confirmen la importancia y viabilidad de la celebración del evento.

2. (WHO) ¿Quiénes serán los interesados en el evento? Públicos objetivos. Estos incluyen grupos de interés internos, tales como el Consejo de Administración, Comisión, el personal y el público o invitados y actores externos, como los medios de comunicación y los políticos.

3. (WHEN) ¿Cuándo se llevará a cabo el evento ? ¿hay tiempo suficiente para investigar y planificar el evento? ¿Hay suficiente tiempo para satisfacer las necesidades de la audiencia?  y, si el evento es al aire libre, ¿estará adaptado a las condiciones climáticas previsibles para cada época del año?

4. (WHERE) ¿Dónde tendrá lugar el evento? La elección del lugar debe aunar de forma armónica las siguientes variables: las necesidades de la organización del evento, el confort público, la accesibilidad y el coste.

5. (WHAT) ¿Qué contenido quiere transmitir el evento? Siempre debe casar con las necesidades, deseos, deseos y expectativas de la audiencia y debe crear sinergias con el por qué, quién, cuándo y dónde del evento.

Una vez que el concepto de evento ha sido decidido y su alcance inicial definido, es esencial examinar si el evento se puede realizar con éxito dentro de los plazos establecidos y con los recursos disponibles.

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