#PílorasdeProtocolo Evento….comunica o muere!!!

Dar a conocer la existencia y próxima realización de un evento a los distintos grupos que conforman el público objetivo es de capital importancia; aunque la planificación del mismo sea impecable si las personas potencialmente interesadas desconocen que va a tener lugar…se corre el riesgo de que la asistencia sea ínfima…de que la inauguración y posterior desarrollo del mismo pase sin pena ni gloria….

En función de la naturaleza del evento a organizar y de los públicos a los que se quiere llegar se usarán unos u otros vehículos de comunicación concretos. Si se organiza un evento destinado al gran público, abierto a toda aquella persona que desee participar y/o asistir, como un festival, carrera ciclista, salón, exposición, etc., hay que optar por el uso de medios de comunicación masiva que son los que logran captar la atención de grupos numerosos de personas. Obviamente nos referimos a:

– publicidad televisiva o radiofónica,
– publicidad en diarios de información ,
– comunicados de prensa y relaciones públicas;
– publicidad en revistas especializadas,
– distribución de folletos promocionales,
– cartelería fijá y móvil,
– email marketing,
– campañas virales en redes sociales,
– banners promocionales en sitios web con mucho tráfico,
– página web y/o blog dedicado al evento;
– promoción cruzadas con filiales, socios, proveedores, etc.

En función del presupuesto, los recursos y el tiempo disponible se puede apostar por uno de estos vehículos, o por la combinación de varios a la hora de anunciar y promover el evento. Si se carece de un equipo de comunicación y marketing propio se puede recurrir a solicitar los servicios de una agencia que les ayudará a seleccionar cuáles son las herramientas de comunicación más adecuadas en función de los objetivos del evento, las características de los grupos que forman el público objetivo al que se quiere llegar …y lo más importante…el presupuesto disponible para difusión y promoción.

Si lo que se trata es de organizar un evento muy sectorial o un evento privado, es decir reservado a un grupo de personas muy concreto a los que se invita personalmente (entrega de premios, torneo de golf, cata de vino, etc); hay que privilegiar herramientas de comunicación directa como:

– envíos de correo no masivos y  personalizados,
– mensajería móvil instantánea (SMS, WhatsApp, etc),
– correo postal y/o fax-burofax,
– llamadas telefónicas,
– boletín interno de una organización, etc.

El método preferencial a utilizar depende del concepto, del número y de la naturaleza de los invitados…y obviamente, de nuevo, no podemos olvidarnos del dinero disponible. Por ejemplo, si se trata de más de cincuenta invitados y no se dispone de mucho tiempo, ni recurso el correo electrónico y la mensajería móvil son dos buenas elecciones. Si por el contrario hablamos de un número de asistentes muy reducido, una simple llamada telefónica podría ser suficiente. Aunque no estaría de más reforzarlo con un correo electrónico o carta postal con un recordatorio por escrito de las información relevantes que ya se le han comunicado a los invitados por vía telefónica. Es una tarea a priori poco costosa en lo monetario, que en caso de sobrecarga de trabajo en otras fases del evento, perfectamente puede recaer en manos de colaboradores o voluntarios.

Como colorario de este breve post lleno de obviedades que, paradójicamente, no pocas veces son olvidadas por los organizadores de eventos, os dejamos una cita de Tony Robbins sobre el verdadero alcance de la comunicación y el impacto de la misma en todos los ámbitos de la vida: “Para comunicarnos efectivamente, debemos darnos cuenta de que todos somos diferentes en la forma en que percibimos el mundo y usar ese conocimiento como guía para comunicarnos con otros.”

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