En un congreso o encuentro científico relevante, de ámbito nacional o internacional, la presentación, revisión y clasificación de documentos (inscripciones, comunicaciones, pósters, paneles, ponencias, etc) es una tarea compleja que requiere mucho tiempo y dedicación.

Uno de los retos al que actualmente hacen frente los organizadores de este tipo de eventos, es la reducción de los tiempos para el envío, contestación, revisión y publicación de las contribuciones científicas que se van a presentar en el mismo mediante el uso de aplicaciones informáticas.

El avance de la tecnologías de la información y el uso extensivo de Internet han propiciado nuevas formas de llevar a cabo esta gestión documental de los eventos mediante sistemas electrónicos que automatizan la  mayor parte de los procesos, incluyendo la inscripciones, presentación, revisión y aceptación de contribuciones científicas

En esta línea de trabajo de automatización electrónica de procesos, OpenConf es una de las herramientas más populares y extendidas.  Se trata de un sistema de gestión de revisión por pares, o de arbitraje comunitario, que se usa para validar contribuciones científicas escritas con el fin de evaluar su calidad, originalidad, factibilidad, rigor científico, etc, antes de su publicación en el marco de un evento divulgativo. Su objetivo es facilitar telemáticamente todos los procesos de presentación y revisión de conferencias, ponencias, capítulos de monografías, etc, que pueden derivarse del mismo.

A efectos de programación y arquitectura de la información, OpenConf está desarrollado en lenguaje  PHP y utiliza la base de datos MySQL.

Aunque existe una versión gratuita de OpenConf que puede servir de solución básica para un «evento pequeño», para citas científicas de tamaño considerable,  lo mejor es optar por la edición profesional de este desarrollo informático, que se usa en más de 90 países, que incluye las siguientes características:

– Soporte técnico prioritario.
– Instalación en servidor propio con múltiples opciones de implementación.
– Personalización de formularios de recogida de datos, documentos y/o contribuciones.
– Módulo de pagos para la inscripción al evento en sus diferentes modalidades.
– Módulo para la creación de un programa completo del evento.
– Diseño «responsive» adaptable a dispositivos móviles.
– Gestión documental básica: presentación, edición, revisión en línea, revisión automatizada, asignaciones y aceptaciones.
– Gestión documental avanzada:  herramientas de discusión y evaluación de documentos para el comité científico; filtros antiplagio para detectar contribuciones no originales.

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