Con independencia de su amplitud y extensión, un plan de comunicación de un evento es el resultado de un trabajo de análisis y reflexión antes de llevar a cabo acciones destinadas a hacer llegar nuestro mensaje al público. Es el documento base y fundamento de todas las acciones y medios utilizados para alcanzar objetivos y lograr la satisfacción del cliente; en la mayoría de los casos su aplicación suele ser sinónimo de éxito

¿Qué información nos aporta el plan de comunicación?

– Análisis de la situación
– Estructura la filosofía de una organización.
– Identifica las necesidades con claridad.
– Fija los objetivos y los públicos.
– Determina estrategias
– Dota de medios y acciones a emprender.

¿Qué funciones cumple el plan de comunicación?

– Establece un cronograma planificado.
– Permite una evaluación integral (recursos humanos y financieros)
– Establece un cronograma planificado.
– Permite una evaluación integral (recursos humanos y financieros)

Os proponemos un modelo de plan de comunicación, caracterizado por su simplicidad (aunque no por ello incompleto) que os puede ayudar a planificar las acciones comunicativas en el proceso de la organización y gestión integral de un evento.

0. El evento/acto/proyecto en sí, objeto o motivador del plan de comunicación.

1. Análisis de la situación.

La trayectoria e hitos de la organización (su “retrato”): historia, misión, filosofía, valores, estructura, programación, clientela, competencia, fortalezas, debilidades, etc.
Ver qué se ha hecho previamente en gestión de la comunicación, publicidad, marketing en el pasado. El objetivo de esta fase es obtener una IDEA DEFINITORIA DEL MOMENTO ACTUAL.

2. Problemáticas/dificultades

Localizar los elementos que dificultan o ralentizan el desarrollo de la organización y/o proyecto: nivel administrativo, presupuestario, de gestión, de recursos, de logística (disponibilidad de un emplazamiento para un evento, colisión de agenda, etc)

3. Objetivos generales

Expresan las expectativas de la organización, lo que busca (Ej. Aumentar el sentido de pertenencia de los miembros y la visibilidad de la organización en los medios de comunicación, entre el gran público y en centros de negocio).

4. Objetivos específicos

Nacen del desarrollo de los objetivos generales y buscan un resultado tangible y medible en el tiempo. Suelen hacer referencia al «target» y su definición debe ser precisa y realista, pues facilitarán la planificación eficaz de la campaña y el estudio de sus resultados.

Ejemplos:
– Conseguir entre cinco y diez impactos en los medios antes, durante o después del evento.
– Conseguir un número determinado de RT, de “Me Gusta”, de suscriptores en Youtube.
– Generar dos acciones de Publicity en medios audiovisuales, etc.

5. Públicos (target)

– En sentido amplio son todas las personas “concernidas” (“tocadas”) por el evento u organización en mayor o menos medida. De forma segmentada, va referido al usuario de los servicios, al consumidor de los productos, al asistente al espectáculo, etc.
Se puede “trabajar” en dos sentidos con el TARGET a partir de los mensajes que les hagamos llegar:
– 1) buscando su ampliación con nuevas adhesiones
– 2) fidelizando más el ya existente.

6. Eje de comunicación

– Es el eslogan, lema, temática, frase clave, etc… de carácter significativo que TRANSMITE la orientación, la visión, la filosofía, etc, de la organización. Determina el ángulo o el hilo conductor desde el que se construirán los mensajes

7. Estrategias de intervención

-Hacen referencia al “cómo”. ¿De qué forma se conseguirán los objetivos? ¿Cuáles son las herramientas idóneas? ¿Qué acciones se proponen para hacer llegar el mensaje y que sea entendido?

8. Plan de acción y medios a utilizar

-Son los vehículos que nos van a permitir alcanzar los objetivos fijados y llegar al target. Tipos:
– Convencionales (Radio, TV, prensa, Internet, …)
– No convencionales (Boca a oreja, boletines electrónicos, anuncios, jornadas de puertas abiertas, patrocinio, mecenazgo, etc)

9. Calendario

Bien planificado, realista y muy meditado, cubre el pre-evento, el evento y el post-evento

10. Presupuesto

A priori, la parte más compleja de determinar (en próximas fechas haremos un «post en extenso» sobre la gestión económica de un evento). En todo caso, en el contexto actual, el planteamiento que debemos seguir tiene que girar en torno a si se puede articular la comunicación de un con costes muy reducidos sin que ello merme mi la calidad, ni la capacidad de divulgación del mensaje que quiere transmitir el evento.

11. Evaluación

Se trata de un proceso continuo en el tiempo que se lleva a cabo a través de todas las fases de la vida de un evento. Permite la creación de un “perfil tipo de eventos” que sirve para identificar y definir las características básicas, los “item clave” y las estadísticas importantes de un evento. También supone una fuente de valiosa retroalimentación que debe proporcionarse a los distintos grupos de interés del evento, desempeñando así, un papel importante en el proceso de gestión de los eventos, gracias a su carácter de potente herramienta informativa que facilita el proceso de análisis.