#PíldorasDeProtocolo Caracterización del responsable de protocolo de empresa

En este breve “post”, vamos a hacer una semblanza del papel del “Jefe de Protocolo de Empresa”. A menudo, y de forma errática, es considerado como un “actor secundario” en el seno de la organización, lamentablemente, no son pocos los casos en los que no se es consciente de que cualquier error de protocolo puede causar daños graves a la imagen y al crédito de la alta dirección, de uno de los miembros, o del conjunto de la organización.

Esta figura lleva a cabo sus funciones en el marco de las directrices que le marca la alta dirección de la empresa, siendo un consultor y un colaborador de primera nivel; de la impecabilidad de sus actuaciones depende, en gran parte, del éxito las apariciones públicas de la organización y/o de sus miembros relevantes. Su elección para el puesto exige un profundo conocimiento de la organización a efectos prácticos, de su estructura, de su eveloción y de su cultura corporativa.

¿Qué tareas se le encomiendan al  Jefe de Protocolo de empresa? Hay un dicho que lo resume todo “es el primero en llegar y el último en irse”. Entre otras muchas funciones:

– Es el responsable del uso adecuado de los símbolos respresentativos de la organización, (banderas, insignias, identidad visual corporativa, etc.).

– En cada evento empresarial, desde una reunión de carácter reducido a un gran foro abierto, debe estar pendiente al milímetro de todos los detalles de la escenografía (micrófono, retroproyector, medios informáticos, iluminación, obsequios de los conferenciantes y/o invitados, etc).

– Cuando el evento incluye restauración, él es quién organiza las mesas de asistentes invitados buscando la ordenación más correcto en cuanto a precedencias y fines del evento. Es la persona que contacta con las empresas de restauración y planifica todos los detalles culinarios y del servicio que se va a prestar.

– Redacta, siguiendo las pautas de la alta dirección , el programa de las reuniones de empresa e intenta que sea respetado y llevado a la práctica con total normalidad, siendo flexible y teniendo capacidad de improvisación cuando haya situaciones excepcionales que provoquen “que nos salgamos del guión”.

– Da la bienvenida y hace de cicerone a los invitados y visitantes de la organización. Su figura es uno de los mecanismos esenciales para la integración de nuevos miembros en la empresa.

En conclusión, un verdadero maestro de ceremonias, carismático y a la par discreto, que tendrá que mantenerse constantemente informado del protocolo y su evolución… y como aplicarlo en consonacia con los objetivos de la empresa en la que presta sus servicios.

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