Una organización planificada en un evento permite anticipar de forma pertinente la gran mayoría de acciones conducentes al éxito del mismo
Tras haber determinado y caracterizado el evento proyectado, hay que constituir un equipo de trabajo que normalmente estará formado por miembros de la organización y por auxiliares y/o voluntarios puntuales.
El equipo de trabajo es parte esencial de este engranaje, el coordinador del mismo distribuirá y comunicará las tareas a los distintos miembros con el objeto de que la organización del evento sea fluida y capaz de responder a situaciones inesperadas de forma ágil, discreta y sin perder la compostura.
Desde el primer momento, debe quedar clara cuál es la división de tareas entre los distintos miembros del equipo. Se antojan indispensables, las reuniones breves y frecuentes de todos los miembros del equipo para mantener al corriente a todos del estado general del proyecto. Cuanto más se acerque el día “D” del evento estas conversaciones han de ser más fluidas y concretas al objeto de no dejar ningún “fleco suelto” en la organización.
Algunas claves para armar un buen equipo de organización de eventos son:
– Moviliza efectivos suficientes para materializar el proyecto y atender a todas las tareas previas.
– Asegúrate de que las personas estén listas para la acción…cada uno sabe qué es lo que tiene que hacer y es consciente del rol del resto de los miembros del equipo.
– Lista tareas y asigna responsabilidades en función de las habilidades más sobresalientes de cada miembro del equipo.
– Forma, informa y fomenta la versatilidad…que todo miembro del equipo, en un momento dado, sepa hacer sin demora las funciones de otro compañero. No dependas de una persona en exclusiva para una determinada tarea.
El equipo ideal de eventos es aquel que combina el carácter versátil de sus miembros, con la existencia de perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas. Perfiles específicos que no deberían faltar en todo equipo de gestión integral de eventos son:
– De administración y relaciones públicas/institucionales: al cargo de tareas de carácter administrativo inherentes al evento, de relaciones con los diversos actores implicados, inicio y mantenimiento de contacto con autoridades y/o patrocinadores, etc.
– De logística: la parte más práctica del equipo, encargada de cuestiones de transporte, de escenografía, de detalles de índole instrumental y de dar soluciones y respuestas a preguntas técnicas.
– Creativos: para la realización de soportes físicos y digitales de comunicación, identidad visual, logos, lemas, etc.
– Ejecutivas/directivas: para tomar las decisiones más importantes, especialmente en lo que concierne al presupuesto y al contenido.
Sobre la Escuela Internacional de Protocolo de Granada
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