Buenas prácticas para difundir eventos en redes sociales por Carolina Amate

Carolina Amate Villanueva, miembro del STAFF de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada // Las redes sociales son un medio de difusión realmente idóneo para el contexto de los eventos; están orientados fundamentalmente a los usuarios que son los que crean, comparten y ponen en valor los contenidos. La difusión se realiza de forma incontrolada, una vez que algo está en redes sociales su autor original pierde el control sobre el alcance del mensaje. Esto que podría sonar a “amenaza” en realidad es una virtud,  pues si gestionamos nuestra presencia en redes sociales de forma óptima, entre otras muchas cosas, podemos llegar a un público más amplio del que habíamos pensado en un principio… para ello, la clave es saber diferenciarnos de forma positiva y memorable entre la masa ilimitada de informaciones disponibles en la red y en los medios sociales.

Incidiendo en la idea de que son medios que carecen de jerarquía, todo el mundo puede participar en condiciones de igualdad, nuestra estrategia para difundir un evento en redes sociales debe orientarse a la conversación y a la interacción con las personas que pueden ser concernidas directa o indirectamente con los objetivos del mismo. Otra característica que los hace una herramienta realmente potente es su accesibilidad y transparencia… PCs, smartphones, tablets… cualquier dispositivo con acceso a Internet nos hace consumidores y/o creadores de contenidos en tiempo real, a coste muy reducido (conexión a Internet)  y desde cualquier parte del mundo.

Si se utilizan de manera pertinente y eficiente, la redes sociales pueden contribuir a que un evento:

– llegue a su público objetivo con una gran precisión y fiabilidad.
– alcance públicos más amplios de los previstos inicialmente.
– refuerce la relación con las instituciones, patrocinadores, colaboradores implicados y aumente la rentabilidad de la comunicación a largo plazo.
– facilite la interacción y la participación de los asistentes (presenciales y/o virtuales), generando un feedback inmediato.
– informe en tiempo real sobre su desarrollo.
– reduzca la dependencia de los medios de comunicación tradicionales para poder ser difundido.

Antes de poner en marcha la estrategia del evento en redes sociales sería muy interesante llevar a cabo un ejercicio de reflexión dando respuesta a las siguientes cuestiones:

– ¿existen ejemplos de buenas prácticas similares en las que poder inspirarnos?
– ¿se han utilizado las redes sociales en eventos similares?
– ¿qué redes sociales se han utilizado?
– ¿a qué público estaban destinadas?
– ¿qué tipo de mensajes se comunicaron?
– ¿hubo interacción, debate y/o conversación?
– ¿cómo fue ese feedback? ¿positivo, negativo o neutro?

Tras este análisis inicial podemos establecer un esquema con la estrategia de comunicación de nuestro evento que, como mínimo, deberá contemplar las siguientes cuestiones:

-> Definición de los objetivos de comunicación de forma clara y haciendo referencia a los resultados que se quieren obtener con la difusión del evento en redes sociales. Podemos clasificar los objetivos en cuatro categorías:

1) información (difusión de mensajes clave):
2) conversión (provocar una acción. Ejs. consultar una web, seguir a una cuenta en Instagram, rellenar un formulario, etc).
3) promoción (mejora de la visibilidad y/o percepción de una marca/producto/organización/causa, etc).
4) conversación (interactuar, participar en la discusión, etc).

-> Determina la audiencia del evento.  Conoce a tu público y ve a su encuentro en redes sociales en las que sea activo.  Preguntas que debe hacerse para identificar
correctamente los grupos destinatarios de la comunicación:

1)  ¿quiénes son mis públicos?
2) ¿que dicen ?
3) ¿dónde lo dicen?
4) ¿qué expectativas tienen?
5) ¿cómo se comportan?

-> Determina los mensajes clave para difundir el evento:

1  ¿cuál es el contenido de la comunicación?
2) ¿qué mensajes quieres transmitir?
3) Las redes sociales requieren el uso de mensajes simples, claros y breves. En este contexto, la experiencia dictamina que varios mensajes cortos en  los canales adecuados tienen más
impacto que una narrativa elaborada.

-> Utiliza los medios/redes sociales idóneos:

Hay que seguir el principio de “quien mucho abarca poco aprieta” , no por estar presente en todos los canales posibles vamos a tener una mayor y mejor difusión de nuestro evento.
La estrategia de comunicación en línea de nuestro evento contemplará los siguientes ejes:

1) sitio web/blog
2) redes sociales
3) mailing/newsletter

Redundando en la idea anterior hay que escoger los medios sociales en función de los objetivos, públicos y mensajes clave del evento que definimos con anterioridad. No hay una regla general que obligue a que haya que tener Facebook, Twitter, Instagram; LinkedIn, Canal de Youtube, SnapChat ,etc… antes de crear perfiles para el evento hay que plantearse las siguientes cuestiones:

1) ¿las redes sociales escogidas son pertinentes?
2) ¿son útiles para los públicos objetivos?
3) ¿disponemos del tiempo y los recursos necesarios para gestionarlas de forma regular y pertinente (generación de contenido, interacciones, conversaciones, etc)?


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