“Que lo que se escriba esté siempre en función de para qué se escribe y a quién se escribe”

El uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra, así como el saber comunicarse de esta forma. Es por ello que las empresas valoran cada vez más la capacidad de síntesis, redacción y estilo de las personas capaces de transmitir mensajes de forma concisa, breve e inteligible.

El secreto es transmitir en pocas líneas una información precisa y de calidad.
El lenguaje escrito ha de ser breve, sencillo, el tono será amable, correcto, profesional. El mensaje que se transmite debe ser claro y que no dé lugar a malas interpretaciones, ya que a diferencia del lenguaje oral, no permite rectificaciones y por tanto conviene tener muy en cuenta lo que realmente se desea transmitir.

Por lo tanto a la hora de comunicarnos de forma escrita, conviene tener una metodología, es decir, llevar un método que nos permita estructurar la información con eficacia. Los pasos a seguir:

Preparación:

• A quién escribimos (cuál es el estilo adecuado)
• Por qué
• Para qué escribimos (cuál es el motivo de la comunicación)
• Cómo escribimos (cuál es el medio y la expresión adecuados)
• Contenido de la información.
• Extensión de la misma.

Actuación:

• Cuál es el objetivo.
• Qué vamos a decir.
• Cómo lo vamos a decir.

Mensaje:

• Puntos importantes
• Estructuración de la información
• Resumen o síntesis

Su presentación tiene que ser perfecta, y dar una buena impresión e imagen, por ello debemos hacer uso de los medios informáticos.

– La carta comercial irá siempre escrita a ordenador
– Una carta personal puede estar escrita a mano o a ordenador con saludo y despedida escrita a mano (entrada y saludo a mano, texto a ordenador, y despedida y firma a mano)

Hay que distinguir y saber qué tipo de carta se quiere escribir y enviar. Por ejemplo: cartas de invitación, felicitación, agradecimiento, presentación, de disculpa, de pésame, etc.

LAS CARTAS:   Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella.

A la hora de escribir deberemos tener en cuenta la utilización de unos parámetros como son:

• Identidad corporativa (logotipo, color, tipo de letra…)
• Los márgenes
• Los tratamientos
• Los saludos
• Colocación de la dirección

La estructura básica de una carta:

   1. El membrete lleva el nombre de la persona que escribe, la denominación de la entidad o simplemente un cargo, acompañados a veces de un escudo o un logotipo.
   2. La dirección postal se acompaña del teléfono y, en su caso, del número de fax. Igual que el membrete, estos datos figuran ya impresos.
   3. La fecha se escribe y coloca a la derecha del papel en la parte superior.
   4. Al destinatario, siempre una persona y no una entidad. Se le dará el tratamiento honorífico, si lo tiene.
   5. El saludo habitual, en orden de más a menos categoría, o confianza, en es siguiente:

i. Excmo. Sr. /Excma. Sra.
ii. Ilmo. Sr. / Ilma. Sra.
iii. Respetado Sr. / Respetada Sra.
iv. Muy Sr. Mío/ Muy Sra. Mía
v. Estimado/a amigo/a
vi. Querido/a amigo/a

   6. El texto debe ser claro y siempre utilizando expresiones correctas.
   7. La fórmula final de cortesía, por el orden señalado para el saludo, puede ser así:

a. “Le saluda respetuosamente y queda a sus órdenes”
b. “Le saluda cordialmente y queda a su disposición”
c. “Atentamente”
d. “Le saluda cordialmente o reciba un cordial saludo”
e. “Un saludo muy cordial”
f. “Un afectuoso saludo”
g. “Un abrazo” (sólo con tratamiento de tú)

   8. La firma puede llevar antefirma, indicando el nombre y, al menos primer apellido de quien escribe la carta.

A la hora de escribir cartas debemos diferenciar entre carta con membrete de la entidad o sin él. Veamos algunos ejemplos:

¿Y si quiero invitar a un acto al Rey?

Si alguna vez tuviéramos que invitar a S.M. el Rey o algún miembro de su familia, las cartas se remiten al Jefe de la Casa de su Majestad el Rey.

En conclusión podemos decir que escribir no es solo redactar bien, hay muchas maneras diferentes de decir las cosas. Pero tenemos que saber que escribir una carta, documento, correo electrónico, etc. en definitiva, un mensaje en el que queramos informar correctamente no es fácil, requiere tiempo, ideas concretas y conocimientos suficientes del receptor para conseguir que ese mensaje sea eficaz.

Autora: Nieves Cubillo Chasco, profesora de la EIP Granada

Si desea adquirir o ampliar conocimientos acerca de protocolo, organización de eventos, comunicación, relaciones institucionales….consulte nuestra amplia oferta formativa en www.eipgranada.com