Antes de tomar la decisión de celebrar una convocatoria de prensa, como organizadores de un evento, sería necesario plantearse algunas cuestiones del tipo:

• ¿La información a ofrecer es de calidad? ¿Es de interés público?
• ¿Es esta la forma ideal de transmitir el mensaje?
• ¿Contamos el portavoz o portavoces más adecuados y/o autorizados para ello?
• ¿Qué interés tiene el periodista para desplazarse a la misma?
• ¿Qué valor añadido puede conseguir con su asistencia que no obtendría con una nota de prensa convencional?

La convocatoria de prensa tiene como objetivo reunir, con muy poco tiempo de antelación, a todos los medios de comunicación posibles, a fin de «sensibilizarlos» sobre una información o tema concreto. Le confiere carácter de evento al proceso mismo de transmisión de información. Por ello, de forma unívoca, debe ofrecer una noticia real e interesante para el periodista, si esto es así, propiciará un buen retorno de la información en los diferentes medios de comunicación.

A pesar de la editorialización excesiva de los medios que afecta inevitablemente al tratamiento informativo de la actualidad, la convocatoria de prensa es un vehículo eficiente para la difusión de una misma información a todos los medios de forma simultánea. Evita desigualdades de facto entre los medios de comunicación, es decir, que algunos periodistas no quieran «hablar de un tema X» a posteriori, si previamente ya lo han hecho otros antes que han recibido la información de forma exclusiva y privilegiada.

¿Para qué se usa la convocatoria de prensa?

• Anunciar información compleja o «sensible» (Ejemplo, nuevas medidas legales, etc)
• Poner en marcha un evento significativo.
• Presentar un dispositivo de información (una campaña de comunicación, informe de actuaciones, etc.)
• Visitas a lugares emblemáticos, inauguraciones de edificios, remodelaciones de monumentos históricos, etc,
• Posibilitar que un conjunto de periodistas conozca a una personalidad destacada que, por agenda, tiene un tiempo muy limitado para atender a los medios.

El objetivo de la  convocatoria de prensa es  invitar a la prensa a que acudan a nuestro evento,  por lo tanto, solo debemos llevarla a cabo si la información es lo suficientemente importante. Por norma, la convocatoria se envía a los medios la víspera del acto y contará con una serie de elementos imprescindibles como:

• Identidad visual corporativa de la empresa u organización convocante.
• Indicación de “CONVOCATORIA PRENSA” para que el medio tenga claro que es una invitación.
• Titular con motivo, información básica (fecha, lugar, hora)
• Relación de ponentes/portavoces que asisten
• Información de contacto (correo y tfno.)
• y sólo si es pertinente, información adicional muy breve sobre el acto, evento, proyecto y/o la organización que motivan la convocatoria.

No está de más hacer labor de «relaciones públicas» con los medios en relación al evento a presentar a fin de conseguir su asistencia, una vez enviada la convocatoria, es aconsejable llamarles para confirmar si asistirán o no, y así explicarles mejor qué les ofrecemos como valor añadido informativo si finalmente asisten, ejemplos: declaración de nuestro presidente, datos de interés, fotos del proyecto, etc.

¿Qué aspectos de carácter logístico y organizativo hay qué tener en cuenta antes de convocar a los medios?

Fecha: Una correcta elección del día y de la hora de la convocatoria es imprescindible para que se lleve a cabo de forma exitosa.
Se recomienda consultar la agenda de previsiones de las agencias de noticias antes de seleccionar la fecha y hora de la convocatoria antes de tomar esta decisión, e intentar escoger un día que informativamente no «esté muy cargado».

Lugar: A ser posible céntrico, accesible, fácil de localizar. Si implica desplazamiento en coche, que el trayecto sea corto y dar facilidades de parking a los informadores, igualmente, sería conveniente que el emplazamiento escogido esté próximo a enlaces y paradas de transporte público (a menudo muy utilizado por los periodistas para desplazarse a cubrir los diversos puntos de la actualidad cotidiana en una misma ciudad).

Las condiciones de la sala (diseño, mobiliario y equipamiento) que se adapten lo máximo posible al formato de la convocatoria de prensa, contenido de la presentación y al número esperado de participantes. En este sentido, no deben descuidarse cuestiones como el equipo técnico, la decoración, la ubicación de la mesa o el atril, las señas de identidad visual (logotipo, caballetes, concepto de campaña, ayudas visuales, etc.). También es aconsejable habilitar un espacio adyacente a la sala de conferencias, más específicamente reservado para entrevistas de radio/ TV.

Por último, no hay que olvidarse de la documentación complementaria que se distribuye a los periodistas asistentes a la conferencia de prensa, que siempre debe ser pertinente en relación al contenido de la misma. Se trata de dossieres informativos, folletos, comunicado/nota de prensa, fotografías, material audiovisual, contactos útiles, etc y todo tipo de material que refuerce y amplifique el mensaje transmitido en la comparecencia ante los medios.

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