Hemos dedicado la sesión de la clase presencial del 24 de febrero de Redacción Periodística, del segundo curso del Diplomado en Organización de Eventos, Relaciones Institucionales y Protocolo de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada, a hacer una reflexión y una puesta en común sobre la importancia de comunicar de forma efectiva un evento.

Como hilo conductor del «brainstorming» nos hemos planteado la siguiente pregunta, ¿qué es lo que necesitamos para  comunicar a la sociedad un evento? Hemos llegado a la conclusión que hay varios factores que se antojan realmente capitales para lograrlo como son:

• la firme voluntad de comunicar.
• unos objetivos perseguidos al comunicar.
• el conocimiento de las técnicas y los medios adecuados que nos permitirán hacer llegar nuestro mensaje en tiempo y forma.
• la correcta selección de los destinatarios, del público objetivo.

A continuación, la reflexión se ha centrado en la necesidad de planificar sistemáticamente cuál va a ser nuestra estrategia de comunicación para el evento; frente a la improvisación hay que adoptar un conjunto de decisiones coordinadas e interdependientes destinadas a conseguir unos objetivos determinados mediante la implementación de acciones de comunicación a través de los medios adecuados. No improvisar, es decir, ser proactivos y metódicos, no implica ser inflexibles, si hay una situación crítica, o una necesidad perceptible de mejorar nuestras acciones de comunicación  para evitar escenarios perniciosos que nos aparten de la consecución de los mismos, hay que tomar acción de inmediato.

Finalmente, hemos puesto en común los beneficios reales y potenciales que podemos obtener con una estrategia de comunicación de un evento:

• Incremento de la notoriedad.
• Cambio de percepciones a mejor en el caso de que no fuesen óptimas antes de comenzar el evento.
• Dotar de coherencia y de cohesión a los objetivos del evento al convertirlos en acciones de comunicación pública.
• Proporcionarnos una herramienta para evaluar y analizar los resultados de las acciones de comunicación del evento tanto caulitativa como cuantitativamente.

A modo de conclusión, hemos determinado cuál es la razón principal que nos guía o motiva para emprender una estrategia de comunicación de un evento, la respuesta ha sido bastante reveladora y lapidaria: CONTRIBUIR A LA RENTABILIDAD GLOBAL DEL EVENTO/ACTO PROTOCOLARIO CON INDEPENDENCIA DE SU NATURALEZA (Entendiendo que por rentabilidad no nos referimos únicamente a activos monetarios, sino también a activos intangibles que aporten valor añadido).

Una sesión en común muy enriquecedora y dinámica, que esperamos repetir a menudo,  que ha contado con la participación de los alumnos: Ana M, Mendoza, Diego Vázquez, Sandra Pérez, Elisa Rodríguez, Alma Jaldón, María Díaz y Claudia Jiménez.